Zukunftswerkstatt: Betroffene werden zu Beteiligten

Zukunftswerkstatt: Betroffene werden zu Beteiligten

von | 30. Dezember 2022 | 0 Kommentare

Dieses Format ist in den 70er Jahren von den Zukunftsforschern Robert Jungk, Rüdiger Lutz und Norbert R. Müllert  entwickelt worden. Damals war die Entstehung von Bürgerinitiativen der Auslöser: Die Idee dahinter war, der Unzufriedenheit, die die BürgerInnen mit sich trugen, einen Raum zu geben, wo diese klar ausgedrückt und sichtbar werden konnte. Das Ziel einer Zukunftskonferenz war es, diese Kritik zum Konstruktiven zu wenden.

Dieses Vorgehen war sehr erfolgreich, so daß dieses Format seit Jahren auch erfolgreich für Klärung von Unzufriedenheiten und Konflikten durch Partizipation in Organisationen eingesetzt wird.

Die Zukunftswerkstatt bietet die Möglichkeit, Menschen, die sich gerade mit viel Frust, Unverständnis und ähnlichen Emotionen herumschlagen, in einen konstruktiven Gedankenprozess zu bringen und schließlich zu einem gemeinsamen, zukunftsorientierten Ergebnis.

Mit anderen Worten: Betroffene werden zu Beteiligten.

Ablauf einer klassischen Zukunftswerkstatt

Der Ablauf an sich ist recht simpel (die Tücke steckt im Detail… 😉 ) und in drei Hauptphasen unterteilt, die darauf abzielen, den vorhandenen Frust loszuwerden und in ein konstruktives Handeln zu kommen:

Rotes Icon mit tumb down in einer Sprechblase: Sinnbild  - Raum für Kritik

Phase 1: Raum für Kritik

In einer Zukunftswerkstatt wird erst einmal Raum gegeben, um das, was unzufrieden macht, auszudrücken. Alles kommt auf den Tisch und wird für alle sichtbar gemacht. Für die Teilnehmenden bietet sich so die Möglichkeit sich selbst Luft zu verschaffen:

Das was einen bedrückt muss raus. Dafür gibt es hier die Gelegenheit.

Gleichzeitig wird für alle sichtbar, was für die einzelnen Teinehmenden als Bedrückung wahrgenommen wird – genau wie die damit verbundenen Emotionen.

rotes Icon Figur mit Fernrohr auf Berg - Sinnbild für Visionen

Phase 2: Raum für Visionen

In der nächsten Phase wird die Wirklichkeit vorübergehend in den Ruhestand geschickt und der Raum für Wünsche und Visionen eröffnet. Hier darf frei und kreativ gedacht und fantasiert werden.

Die Stimmung im Raum ändert sich: Der Druck wurde in Phase 1 abgelassen, jetzt darf frei und unzensiert „gesponnen“ werden.

  • Bisher nicht Gesagtes und nicht Gedachtes darf ausgedrückt werden
  • Kritikpunkte werden umformuliert in Wünsche und Visionen.
  • Je mehr Ideen und Perspektiven imRaum sind, je besser.
  • Nichts wird bewertet, nichts ist unmöglich, nichts zu abgdereht.
rotes Icon Figur am Anfang eines gewundenen Pfades zur Zielfahne

Phase 3: Raum für Umsetzung

Erst nach dieser Phase sind die Teilnehmenden bereit und in der Lage, konstruktiv und zukunftsorientiert an Lösungen zu arbeiten.

In dieser Phase landen die Teilnehmenden wieder in der Realität, allerdings auf einem völlig anderen Stimmungsniveau als zu Beginn der Veranstaltung. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um zu schauen, was wie umgesetzt werden könnte.


Erfolgsfaktoren für die Zukunftswerkstatt

Rotes Icon als Sinnbild für Vertrauen: 3 Figuren im kreis mit einem Herz in der Mitte

Vertrauen

In die Teilnehmenden

Die absolue Grundvoraussetzung für eine Zukunftswerkstatt ist, dass den Teilnehmenden zugetraut wird, selbst eine gute Lösung zu finden. Die Veranstaltung ist grundsätzlich ergebnisoffen – auch wenn selbstverständlich vorab Rahmen mit den Auftraggebern festgelegt werden.

In die Auftraggeber/Entscheider

Für den Erfolg der Zukunftskonferenz und die Motivation und das Engagement der Teilnehmenden ist es daher wichtig, dass die Geschäftsführung vorab erklärt, das von den Teilnehmenden erarbeitete Ergebnis anzuerkennen.

Nichts torpediert eine gelungene Veranstaltung, von der vorher frustrierte Beteiligte voller Motivation in den Alltag zurückkehren, besser als Verantwortliche (Politiker, Geschäftsleitungen, Entscheider), die im Anschluss das erarbeitete Ergebnis eigenständig „anpassen“ oder nach eigenem Ermessen „korrigieren“ – oder es völlig ignorieren. Damit würde eine solche Veranstaltung zum Boomerang…

Wer steckt schon gerne viel Zeit und Energie in eine tolle Lösung, mit dem Versprechen, dass diese umgesetzt wird, nur am Ende dann bitter enttäuscht zu werden?

Rotes Icon als Sinnbild für Vorbereitung: abgehakte Liste mit Stift

Gute Vorbereitung

Wenn ich als Facilitator den Veranstaltungsraum betrete, ist die Hauptarbeit schon getan. Die steckt steckt in der akribischen Vorbereitung:

Rahmen abstimmen

Abstimmung mit der Geschäftsführung bzgl. der Rahmenbedingungen in den das erarbeitete Ergebnis liegen darf und Abholen der Zustimmung das erarbeitete Ergebnis anzuerkennen.

Eine Zukunftswerkstatt gehört zu den Open Space Veranstaltungen, deren offenste Form das Barcamp darstellt. Auch wenn das Format der Zukunftswerkstatt deutlich mehr Struktur hat, ist es dennoch innerhalb der vorher abgestimmten Rahmenbedingungen ergebnisoffen.

Das heißt, eine genaue Abstimmung darüber, in welchen Rahmen sich die Teilnehmenden bewegen können, ist extrem wichtig. Niemand will am Ende etwas stehen haben, was absolut nicht umsetzbar oder schlimmstenfalls kontraproduktiv ist,

Natürlich solle das gewünschte Ergebnis der Zukunftswerkstatt so offen wie möglich formuliert werden. Aber gewisse Rahmenbedingungen machen Sinn und müssen klar kommuniziert werden. Auch an die Teilnehmenden.

Praxistipp

Ich bitte meine Auftraggeber grundsätzlich zum Auftakt der Veranstaltung dieses Versprechen auch noch einmal direkt den Teilnehmenden zu geben. Persönlich in einer Ansprache vor Ort. Oder, falls die Zukunftswerkstatt online stattfindet – live vor der Kamera. Das bringt nicht nur Klarheit, sondern zahlt auch auf das gegenseitige Vertrauen ein.

Location

Abstimmung bzgl. einer geeigneten Location (viel Platz, viel Licht, angenehme Atmosphäre) oder – bei der virtuellen Variante von geeigneter Software (meine liebste Kombination: Zoom und Miro). Die Teilnehmenden sollen sich wohl fühlen und voll auf das Thema konzentrieren können.

Zeitlicher Rahmen

Abstimmung des zeitlichen Ablaufs (da gibt es immer Diskrepanzen zwischen „Lehrbuch“ und dem was machbar und sinnvoll ist – ich arbeite da sehr pragmatisch und ergebnisorientiert. Es gibt für alles eine Lösung.)

Moderationsmethoden

Auswahl geeigneter Moderationsmethoden, um Engagement, Motivation und Stimmung hoch zu halten.

Die Moderationsmethoden müssen zielführend sein, zu den Teilnehmenden und deren Kultur und Erfahrung passen.

Einladung zur Teilnahme

Die Teilnehmenden sind die, die das Ganze treiben. Um sie geht es. Sie sind die Betroffenen, die hier zu Beteiligten werden können. Daher ist die Abstimmung der Einladung zur Teilnahme an der Zukunftswerkstatt immens wichtig.

Rotes Icon als Sinnbild für Kreis der Teilnehmenden: 3 Figuren in einem Kreis

Der Kreis der Teilnehmenden

Das Format der Zukunftswerkstatt gehört zu den Open Space Formaten, für die ganz eigene Regeln gelten.

Daher soll anders als bei klassischen Meetings und Unternehmensveranstaltungen hier die Teilnahme komplett freiwillig erfolgen.

Eines der Prinzipien von Open Space Veranstaltungen ist:

Die, die da sind, sind genau die Richtigen.

Nur die, die da sind, haben den Willen und die Energie sich in dieses Thema einzubringen:

  • Sie investieren ihre Zeit,
  • Sie teilen Erfahrungen und Wünsche
  • Sie bringen ihre Kenntnisse und Perspektiven ein.
  • Sie sind die, die etwas bewegen wollen und können.
  • Sie sind die Richtigen.

Selbstverständlich muss so eine Veranstaltung organisiert werden. Das bedeutet im Normalfall, dass eine maximale Zahl an Teilnehmenden festgelegt werden muss. Es bietet sich daher an, entweder Zusagen nach dem Windhund-Prinzip zu akzeptieren, oder pro eingeladener Einheit eine maximale Anzahl von Teilnehmenden zuzulassen.

Wichtig ist, dass diejenigen erreicht werden, denen das Thema am Herzen liegt und die sich aktiv einbringen wollen.

Rotes Icon als Sinnbild für Raum und Struktur für Kreativität und Effizienz: Eine Figur in eine, Zahnrad mit Pfeilen nach außen in alle Richtungen zeigend

Raum und Struktur für Kreativität und Effizienz schaffen

Das, was sich paradox anhört, funktioniert in der Praxis bei Open Space Formaten sehr gut. Auch wenn das Format den Teilnehmenden eine große Freiheit bietet, müssen Bedingungen geschaffen werden, damit die gewünschten Ergebnisse erreicht werden.

Die Aufgabe des Facilitators ist es hier mit den passenden Tools den Gruppenprozess in den verschiedenen Phasen zu unterstützen.

Das Veranstaltungsformat bietet den Rahmen.

Rotes Icon als Sinnbild für Regeln: Dokument mit verschiedenen Punkten und Achtung-Schild

Grundregeln in der Veranstaltung beachten

  • Alles ist wichtig
  • Alle kommen zu Wort
  • Alles wird festgehalten

und ein weiteres Prinzip der Open Space Formate:

Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte.

Jeder hat die Chance, sich gleichwertig einzubringen und das Ergebnis mitzugestalten. Alles, was sich anders hätte entwickeln können, ist nicht passiert und ist während der Veranstaltung bedeutungslos. Der Fokus liegt komplett auf dem, was die Teilnehmenden miteinander diskutieren, planen und auf den Weg bringen können.


Anwendungsbeispiel: Unternehmenskulturen zusammenführen

Unternehmenskulturen zusammenbringen: 3 Petrischalen mit Kulturen in verschiedenen Farben - hellblau, rosa, gelb

Welten prallen aufeinander… – oder eben Unternehmenskulturen.

Das kann passieren, wenn Bereiche oder Unternehmen aufeinander treffen – und deren Kulturen. Wenn zum Beispiel Organisationen übernommen werden, Unternehmensbereiche neu strukturiert oder in einen anderen Bereich integriert werden und so verschiedene Unternehmenskulturen aufeinandertreffen. Und Menschen:

  • Menschen, die ihre oft liebgewonnenen Traditionen und Rituale mitbringen.
  • Menschen, die sich an Umgangsformen für das Miteinander gewöhnt haben.
  • Menschen, die eine strikte Hierarchie kennen, oder vielleicht auch das Gegenteil.

Es sind die neben offiziellen Leitbildern und knalligen Slogans anderen Dinge, die dem Alltag und dem Miteinander Struktur und Wert geben. Das was neben der fachlichen Eignung entscheidend für Erfolg ist:

  • das Miteinander im Tram und in der Organisation
  • der Umgangston
  • das „Sich-Wohlfühlen“ im Arbeitsumfeld

Treffen Mitarbeitende aus verschiedenen Unternehmenskulturen ohne entsprechende Vorbereitungen aufeinander, ist das selten harmonisch und löst normalerweise auf keiner Seite Glücksgefühle aus.

  • Die „Neuen“ fühlen sich oft entwurzelt, fühlen sich unverstanden und sehnen ihre alte Unternehmenskultur herbei.
  • Die „Alten“ empfinden die „Neuen“ dagegen oft als nervige, bockige, verschlossene Störfaktoren in ihrer vorher heilen Welt.

Jeder will das Bekannte, das was vertraut ist, halten. Schnell kursieren Begriffe wie „Nörgler“, „Quertreiber“ oder „Bremser“, die gerne von beiden Seiten großzügig verteilt werden.


Der Fehler: Betroffene nicht an Entwicklungen beteiligen

In der Praxis funktioniert es oft so, dass bei neu hinzugekauften oder eingegliederten Organisationen, bzw. Bereichen, genau geplant wird, wer zukünftig welche Aufgaben übernimmt, wer wofür verantwortlich sein wird usw. Das Organigramm ist meistens schnell geändert und im Intranet für alle verfügbar.

An die Art und Weise, wie zusammen gearbeitet wird, wird dagegen oft kein Gedanke verschwendet:

Die „Neuen“ sind nun mal da und müssen sich eben anpassen. Vielleicht erhoffen sich einige auch noch erfrischende, neue Impulse, schauen allerdings dann doch dem Lauf der Dinge zu und warten ab, was passiert. Meistens entstehen Konfliktsituationen, da jeder „Partei“ versucht auf der gewohnten Kultur zu beharren.

So weit so schlecht. Denn eigentlich besteht immer dann, wenn Unternehmenskulturen aufeinander treffen, eine riesige Chance voneinander zu lernen und die Dinge besser zu machen. Gemeinsam!


Die Chance: Miteinander etwas Gemeinsames schaffen

So, wie vor einer Übernahme oder Umstrukturierung genau geplant wird, wer wo und wofür zukünftig verantwortlich sein wird, wie Bereiche und Abteilungen zugeschnitten und in die Gesamtorganisation eingebunden wird, muss auch überlegt werden, wie die zukünftige Zusammenarbeit funktionieren soll.

Theoretisch kann das in einem der immer noch beliebten kleinen Arbeitskreise erfolgen und dann Top Down als neue Vorgabe verkündet werden. Allerdings führt das sehr leicht zu Widerständen bei den bisherigen Mitarbeitern, die nicht einsehen, warum sie jetzt etwas verändern sollen. Aber auch die neuen Mitarbeitenden sehen nicht ein, warum sie alles das, was sie vorher kannten, auf einmal aufgeben sollen.

Vielversprechender ist es, das Thema offen in den Fokus zu stellen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich selbst auf Regeln der Zusammenarbeit zu einigen. Das erfordert wiederum Vertrauen von der Geschäftsführung und die Bereitschaft, die erarbeiteten Ergebnisse zu akzeptieren und umzusetzen.

  • Bereitschaft Veränderungen zuzulassen
  • Vertrauen in die Mitarbeiter, das Beste zu wollen
  • Strategisches Vorgehen

Damit bei einem solchen Vorgehen realistische und für alle umsetzbare Ergebnisse erarbeitet werden, braucht es eine gewisse Strategie.

Das Format: Zukunftswerkstatt

Mein absoluter Favorit in solchen Situationen ist die „Zukunftswerkstatt“.

Hier meine Gründe:

Wertschätzung

Teilnehmende

  • können sich als Experten zu dem Thema einbringen,
  • sind aktiv und geichwertig beteiligt,
  • werden gehört und gesehen,
  • werden erst genommen

Klarheit

  • Alle wissen jederzeit welche Themen im Raum sind, wie sie verstanden werden znd welche Emotionen mit ihnen verbunden sind.
  • Alle Teilnehmenden haben ein gemeinsames Verständnis von dem Ergebnis
  • Alle haben eine gemeinsame Basis

Effizient und effektiv

  • Innerhalb von sehr kurzer Zeit kann auch mit großen Gruppen innerhalb kurzer Zeit ein Ergebnis erzielt werden.
  • Gemeinsamer Aufbruch statt Frust, Verweigerung, usw.

Spaß

Ja, eine Zukunftswerkstatt bedeutet für alle Beteiligten viel Arbeit und Konzentration. Allerdings macht dieses Format auch richtig Spaß und gute Laune. Eben weil sich die Stimmung so massiv ändert und es am Ende wieder ums „Tun“ geht. Um das gemeinsame Machen.

Betroffene werden zu Beteiligten

Wenn es, wie in diesem Beispiel um die Zusammenführung unterschiedlicher Unternehmenskulturen geht, werden in der Zukunftswerkstatt die betroffenen Mitarbeitenden mit ins Boot geholt. Oder, wenn die Anzahl der Betroffenen den Rahmen sprengen würde: Mitarbeitende, die einen repräsentativen Querschnitt der Betroffenen darstellen.

Praxistipps

Die Zukunftswerkstatt wird angekündigt und Einladungen ausgesprochen. Da in diesem Beispiel das Thema die Unternehmenskultur ist, sollten in Organisationen sollten alle Bereiche und Hierarchien eingeladen werden. Einladungen nur für bestimmte Hierarchieebenen oder Funktionen sind hier kontraproduktiv.

Das gewünschte Ergebnis der Zukunftswerkstatt soll daher auch so offen wie möglich formuliert werden, wie zum Beispiel:

  • Wie wollen wir zukünftig zusammen arbeiten?
  • Was brauchen wir, um vertrauensvoll miteinander gute Ergebnisse zu erzielen?

Grundsätzlich die Geschäftsführung zu Beginn einbinden: Warum findet die Zukunftswerkstatt in dieser Form statt? Was passiert mit dem erarbeiteten Ergebnis? (s.o.)

Unternehmenskulturen mit einer Zukunftskonferenz zusammenbringen - Menschen stehen in Gruppen zusammen und diskutieren

Weitere Einsatzmöglichkeiten für eine Zukunftswerkstatt

Neben dem oben genannten Beispiel mit dem Aufeinandertreffen von verschiedenen Unternehmenskulturen, macht eine Zukunftswerkstatt immer dann Sinn,

  • wenn unterschiedliche Interessen miteinander harmonisiert werden müssen, um eine konsensfähige Zukunftsvision zu entwickeln.

Beispiele hierfür sind

  • kulturübergreifende Projekte,
  • Integration von neuen Bereichen nach einer Fusion in die Organisation,
  • zivilgesellschaftliche Projekte, bei denen unterschiedlichste Akteure zusammenwirken müssen.

Ziel:      Entwicklung einer gemeinsamen, im Konsens entstandenen Zukunftsvision zur Planung von konkreten Handlungsschritten (Initiativen, Maßnahmen, Projekte).

Zukunftswerkstatt online

Nicht nur aufgrund von möglichen Lockdown-Maßnahmen, sondern oft auch aufgrund der dezentralen Struktur einer Organisation, ist ein Zusammentreffen einer repräsentativen Gruppe von Teilnehmenden an einem Ort in Präsenz oft nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich.

Insbesondere bei dem Thema „Unternehmenskultur“ ist es notwendig, dass wirklich alle betroffenen Bereiche und Standorte in der Zukunftswerkstatt vertreten sind. Funktioniert eine Zukunftswerkstatt auch online? Absolut!

Wichtig hierbei ist es

  • die Nähe über räumliche Distanzen hinweg herzustellen,
  • Gruppenarbeiten in geschützten Räumen zu ermöglichen,
  • freie Bewegung der Teilnehmenden zwischen den Räumen,
  • interaktive Visualisierungen. Ich liebe hierfür Zoom in Kombination mit Miro.

Ich liebe hierfür Zoom in Kombination mit Miro. Beide Tools in Kombination bieten mir alles das und sind auch für die Teilnehmenden intuitiv zu nutzen.

Praxistipp:

Je nachdem, mit welchem Teilnehmerkreis ich arbeite, biete ich im Vorfeld noch eine kleine Übungssession an, so daß sich wirklich alle in der Zukunftswerkstatt sicher und wohl fühlen. Die Technik darf niemals jemanden an aktiver Teilnahme hindern. Ich hatte schon Teilnehmende, die bereits Rentner waren, bisher nie an einer Online-Veranstaltung teilgenommen hatten und werde Zoom noch Miro kannten. Aber – das Theam war für sie spannend, sie wollten sich unbedingt einbringen, waren dankbar für die Übungssession und dann begeistert von den neuen Möglichkeiten.

Auch in der virtuellen Variante muss es Platz geben für die informellen Pausengespräche. Dazu können bespielsweise in Zoom verschiedene Gruppenräume angelegt werden, die den Teilnehmenden in der Pause zur Verfügung stehen.

Für grössere Gruppen bieten sich da Plattformen wie Howspace oder Hopin an, über die auch Vor- und Nachbereitung der Zukunftswerkstatt laufen können.


Zukunftswerkstatt hybrid

Ich persönlich führe eine solche Veranstaltung immer nur zu 100% vor Ort oder online durch. Bei hybrider Durchführung ist eine gleichwertige Beteiligung aller Teilnehmenden nicht gegeben. Warum ich das so sehe und was ich Dir empfehle, wenn Du einen Teil der Teinehmenden vor Ort und einen Teil online hast, findest Du in meinem Blogartikel zu diesem Thema.

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Birgit Gosejacob ist selbstständig als Facilitator, Business Coach und Beraterin. Unter dem Motto Mutig.Anders.Machen. bringt sie Führungskräfte und deren Gedanken in Bewegung. Sie begleitet Veränderungsprozesse, in dem sie als Facilitator Raum und Struktur für neue Ideen und Lösungen schafft. Ihr Fokus liegt auf dem Aufbruch von Denkstrukturen, der Entwicklung eines agilen Mindsets, sowie des Zusammenwirkens unterschiedlicher Akteure über den eigenen Bereich hinaus.

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