VUCA: 4 Dinge, die Du ändern solltest, damit Du und Dein Business auf Kurs bleiben

Das bedeutet VUCA

Hast Du Dich auch schon mal gefragt: Ändert sich unsere Welt eigentlich immer schneller? Für Dich ist es vielleicht ein vages Gefühl, aber es stimmt. Du merkst es in allen Bereichen Deines Lebens. Das was gestern noch völlig normal war ist auf einmal nicht mehr möglich. Mal ist es eine Pandemie, mal sind es politische Vorgaben, mal verabschiedet sich ein Unternehmen vom Markt, mal brechen Lieferketten oder Produktionen zusammen. Nicht innerhalb von Jahrzehnten oder Jahren, sondern vielleicht von einer Woche auf die andere. Oder von einem Tag auf den anderen.

Es ist so, als würden sich während der Fahrt auf einer gut ausgebauten und beschilderten Straße erst die Schilder auflösen, dann die Leitplanken und irgendwann vielleicht auch die Straße selbst.

All das, woran du dich vorher orientieren konntest, verschwindet nach und nach. Gruselig, oder?

Damit dieser Zustand greifbarer wird, haben Experten dafür einen Begriff gefunden: VUCA. Dieses Akronym steht für

• Volatility (Unbeständigkeit)
• Uncertainty (Unsicherheit)
• Complexity (Komplexität)
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Nichts ist mehr stabil, sicher, einfach oder klar. Geschaffen wurde dieses Akronym bereits Anfang der 1990er Jahre von einer US-amerikanischen Militärakademie, um die komplexe Welt nach dem Ende des Kalten Krieges zu beschreiben, in der die Zusammenarbeit mehrerer Staaten bei der Lösung von politischen, gesellschaftlichen oder technischen grenzübergreifenden Problemen notwendig wurde.

Heute betrifft VUCA uns alle und gerade in der Unternehmenswelt gilt: sicher ist nur die Unsicherheit. Also ist die beste Methode, damit zu leben und seinen Alltag darauf anzupassen.

Darum funktioniert „weiter so“ nicht mehr

Wir sind gewohnt, unser Denken und Handeln so zu strukturieren, dass wir möglichst für jede Situation einen genau definierten Prozess haben. So wie wir für unsere Wege immer wieder dieselben Straßen nutzen. Wenn wir in festgelegten Prozessen denken und zu handeln, haben wir ein Gefühl von Halt, Struktur und Sicherheit.

Veränderungen sind nur in Ausnahmesituationen vorgesehen. So wie die Umleitung, wenn auf der gewohnten Straße gerade einmal eine Baustelle ist.

Nur – die Ausnahmesituation ist inzwischen die Normalität und beschilderte Umleitungen gibt es nicht.

Die bisherigen „Leitplanken“ in den Organisationen sind:

• Businesspläne
• Stellenbeschreibungen
• In Organigrammen dargestellte, klare Hierarchieren
• Eine Vielzahl von Kennzahlen
• Fest strukturierte Arbeitsabläufe und Prozesse

Alles ist darauf ausgelegt, langfristig Struktur und Sicherheit zu geben.

Wenn alles in Stein gemeißelt scheint, tun Veränderungen vor allem eins: stören. Kein Wunder, dass Menschen sich dann gegen Neues wehren und alles ewig zu brauchen scheint.

Um sich auf VUCA einzustellen, braucht es dagegen:

• hohe Flexibilität
• schnelles Entscheiden
• schnelles Umsetzen

Und das in fast allen Bereichen. Neue Ideen müssen her – ständig. Statt einer Herausforderung gibt es oft mehrere gleichzeitig die einen oder gleich mehrere Bereiche betreffen.

VUCA benötigt Rahmenbedingungen, die innovatives Denken, Kreativität und flexibles Handeln auf allen Ebenen und in allen Bereichen ermöglichen. Denn:

• Endlose Diskussionen über verschiedene Gremien und Hierarchieebenen hinweg kosten Zeit, die niemand mehr hat.
• Interne Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse müssen massiv verkürzt werden.
• Verantwortungsbereiche müssen neu definiert werden.
• Bis du ein Produkt fertig entwickelt hast, will es vielleicht schon keiner mehr haben.

Das Schöne ist: Gerade weil die VUCA-Welt so umfassend alte Strukturen, Arbeits- und Denkweisen zerstört, bietet sie auch eine große Chance:

Wenn Du den Mut hast, Altes loszulassen und Neues zuzulassen, kannst Du in deinem Unternehmen viel mehr aktiv selbst gestalten und entwickelst es immer weiter – und dass aus viel mehr Blickwinkeln als zuvor!

1. Entwickle VUCA-taugliche Produkte

Die Marktsituation hat sich verändert. Kunden geben Geld für etwas aus, was ihr ganz konkretes Problem löst. Je drängender das Problem und je besser die Lösung, umso mehr sind Kunden bereit zu zahlen. Nur: In der VUCA-Welt ändern sich die Probleme ständig.

Langfristige Entwicklungsprozesse funktionieren nicht mehr. Bei der Marktreife von Produkten und Dienstleistungen sind diese eventuell nicht mehr gefragt, technisch veraltet oder der Markt existiert nicht mehr.

Vergiss Deinen Perfektionismus – binde Deine Kunden in die Entwicklung mit ein

Du musst sicherstellen, dass die geplante Dienstleistung oder das Produkt tatsächlich den unmittelbaren Mehrwert für die Nutzer bringt, den sie sich erhoffen. Dazu bindest Du Deine Kunden am besten von Anfang an in den Entwicklungsprozess ein.

Sei mutig und unperfekt! Auch wenn die Kunden bisher nur perfekte Produkte und Dienstleistungen kannten, werden sie es toll finden, dass Du ihnen Vertrauen entgegen bringst und sie in die Entwicklung mit einbeziehst. Sie erkennen, dass es Dir nicht nur daran liegt, ein von Technikern, Designern oder anderen Spezialisten perfektes Produkt auf den Markt zu bringen, sondern Du Dich sehr ernsthaft damit auseinandersetzt, ihnen die perfekte Lösung für ihr Problem zu bieten.

Iterativer statt starrer Entwicklungsprozess

Übersichtlich und in der Praxis bestens erprobt sind Design Thinking Prozesse.

Geh nicht davon aus, dass Du einen einfachen, linearen Entwicklungsprozess haben wirst. Es geht darum, die wirklich beste Lösung für Deinen Kunden zu entwickeln.

Dazu braucht es einen flexiblen Prozess, wo immer wieder hinterfragt wird, ob alles richtig verstanden ist, so gelöst ist, wie es der Kunde wirklich benötigt usw. Das heißt, Du wirst immer wieder einige Schleifen in diesem Prozess drehen, bis alles passt. Mal gehst Du vielleicht zurück zu dem Punkt, an dem Ihr das Problem definiert habt, mal brauchst Du doch noch neue Ideen und steigst wieder in die kreative Ideenfeindung ein. Der Prozess ist iterativ.

Auf diese Perspektivwechsel solltest Du Dich einstellen

• Statt langfristiger, starrer Prozesse bekommst Du einen flexiblen, iterativen Prozess.
• Statt der üblichen Abstimmung zwischen Entwicklung und Marketing/Verkauf findet die Abstimmung zwischen Entwicklung und Kunden statt.
• Statt der sonst nach außen gezeigten Perfektion, zeigst Du noch unperfekte Produkte und bittest um Feedback.

2. VUCA erfordert handlungsfähige Mitarbeitende

In den meisten Unternehmen und Organisationen werden Entscheidungen in der oberen Etage getroffen. Egal ob sie die Maßnahme verstehen oder nicht, die Mitarbeitenden müssen sie dann umsetzen – und sind dementsprechend oft nicht besonders motiviert oder mit Elan bei der Sache. Damit riskierst Du den Erfolg deines ganzen Projekts.

Schluss mit Entscheidungen im stillen Kämmerlein

Weck also den Entdeckergeist in Deinem Team und binde Deine Mitarbeitenden aktiv ein.

Traust Du ihnen zu

• selbst gute Ideen für Projekte zu haben?
• sich im Team oder über das Team hinaus selbst zu organisieren?
• mehr eigenverantwortlich zu handeln?

Du musst nicht sofort den kompletten Kulturwandel ausrufen. Das schreckt Deine Leute meist nur ab und stresst sie.

Lade Deine Mitarbeiter besser zu einer Open Space Veranstaltung ein:

• ein Barcamp, wenn Ihr viele Ideen bekommen wollt.
• ein World Café, wenn Ihr ein Problem wirklich verstehen wollt.
• eine Zukunftswerkstatt, wenn Ihr einen Weg für die zukünftige Zusammenarbeit oder ein gemeinsames Vorgehen finden wollt.
• RTSC Konferenz, wenn Ihr gemeinsam Veränderungen anstoßen wollt.

In allen Formaten stehen die Teilnehmenden im Mittelpunkt. Egal, ob Chefin oder Assistent, alle sollten unabhängig von ihrer Position auf Augenhöhe miteinander arbeiten können.

Bei dieser Art von Veranstaltungen können alle entspannt, freiwillig und unkompliziert ihr Wissen miteinander teilen. Dabei entsteht ein völlig anderes Miteinander unter den Kollegen – weit über die eigentliche Veranstaltung hinaus.

Eine wichtige Gemeinsamkeit ist die Ergebnisoffenheit, die all diesen Methoden zugrunde liegt:

Je nach Veranstaltung gibt es unterschiedliche Regeln: Mal sind sie stark strukturiert und folgen einem klaren Ablauf (RTSC-Konfernez), mal gibt es praktisch gar keine Vorgaben (Barcamp).

Je offener der Rahmen ist, umso mehr Platz ist vorhanden alles das, an das bisher noch niemand gedacht oder gesagt hat. Also für innovative Ideen und kreative Ansätze.

Das solltest Du beachten

Für alle Formate muss die Führungsebene

• offen sein für Neues,
• ohne ein Ergebnis zu erwarten in die Veranstaltung gehen
• bereit sein, alte Gewohnheiten loszulassen
• und von der Gruppe erarbeitete Ergebnisse im Anschluss anzunehmen. Das können zu klärende Fragen sein, Projektideen, Regeln der Zusammenarbeit, usw.

Wenn Du mit diesen Formaten arbeitest, gibst du als Führungskraft Macht an die Mitarbeitenden ab. Gleichzeitig schenkst du ihnen Vertrauen und lässt aktiv mitgestalten. Belohnt wirst du mit einem engagierten Team und völlig neuen Ideen.

Praxistipp: Neue Perspektiven und Denkanstöße von den Nachbarn

Diese Formate sind international weit verbreitet und werden von Organisation aus der Wirtschaft, im öffentlichen Dienst, sozialen Bereichen usw. genutzt. Sie bieten den Vorteil, dass hier auch die Türen nach außen geöffnet werden können. Der Vorteil: Du kannst deine Türen auch nach außen öffnen. Lade Kunden, Nachbarn aus dem Stadtteil, Lieferanten und Studierende ein. Je nach Thema kannst du so komplett neue und unerwartete Ideen bekommen.

Jede Person, die nicht zu deiner Organisation gehört und eure Kultur nicht kennt, ist unbefangen und wird andere Fragen stellen und völlig neue Aspekte einbringen.

Das muss nicht bequem sein. Aber oft bringen einen die richtigen Fragen ein ganzes Stück weiter – oder vom Irrweg ab.

3. Lass Deine Abteilungen zusammen arbeiten

Lösungen für Probleme können in der VUCA-Welt nicht über einen langen Zeitraum erarbeitet werden.

Oft sind die Herausforderungen so drängend, dass vor allem eins nicht geht: sich in Ruhe überlegen, wie man reagieren kann, um dann in Meetings die einzelnen, perfekt ausgearbeiteten Pläne durchzugehen. Danach noch tüfteln, wer die Pläne wie umsetzen soll? Dauert viel zu lang.

Die Silostrukturen, die es in vielen Organisationen noch gibt, müssen durchlässig werden, um schnell und flexibel reagieren zu können.

So kannst Du Silos aufzubrechen

• Regelmäßige Mini-Veranstaltungen von max. 30 Minuten, in denen die Bereiche untereinander abwechselnd in kleinen Häppchen (max. 10 Minuten) Wissen teilt und anschließend ein Austausch dazu stattfindet. Die Teilnahme sollte freiwillig sein. So teilst Du Wissen in der Organisation und bringst gleichzeitig die Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Bereichen in Kontakt miteinander.
• Working Out Loud Circles über verschiedene Bereiche und Ebenen bilden.
• World Cafés zu bestimmten Fragestellungen anbieten, zu denen Mitarbeitende aus allen Bereichen eingeladen werden.
• Ehrenamtliches Engagement: Was passiert wohl, wenn Mitarbeitende aus Technik, Entwicklung, Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Produktion, Instandhaltung gemeinsam einen Raum in einer Kita streichen? Völlig hierarchiefrei und informell…

Wenn Du Dich einmal mit dem Gedanken auseinandersetzt, fallen Dir garantiert noch etliche Möglichkeiten ein, wie Du die Silos knacken kannst.

Das solltest Du beachten

• Es werden viel mehr Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen und Bereichen ausgetauscht – informell.
• Es werden (mehr) informelle Treffen stattfinden. Einfach weil Interesse daran besteht. Du hast nichts damit zu tun und erfährst wahrscheinlich nur durch Zufall davon.
• Es werden (mehr) Ideen und Vorschläge an Dich herangetragen werden. Die meisten davon werden Dich überraschen und vielleicht einen spontanen Widerstand auslösen. Hör Dir alles an und sei mutig.
• Es wird sich eine gewisse Eigendynamik entwickeln. Die ersten Ideen zum Austausch kommen vielleicht von Dir, weitere entwickeln sich schnell – ohne Dich.

Wenn Du die Silos aufbrichst, strömt alles das, was vorher sauber voneinander getrennt war heraus und vermischt sich. Einmal geöffnet, kannst Du es praktisch nicht mehr rückgängig machen.

Du verlierst einen Teil Deiner Kontrolle, aber Du bekommst dafür viel mehr Offenheit, Transparenz, freiwilligen Wissenstransfer und letztendlich Ideen, Engagement und Flexibilität.

4. VUCA als guter Anlass, Deine Netzwerke aufzubrechen

Erinnerst Du Dich daran, wo der Begriff herkommt? Die komplexe Welt nach dem Ende des Kalten Krieges , in der die Zusammenarbeit mehrerer Staaten bei der Lösung von politischen, gesellschaftlichen oder technischen grenzübergreifenden Problemen notwendig wurde, hast Du auf einmal in Deiner Organisation. Jetzt musst Du mit grenzübergeifenden Problemen fertig werden.

Du solltest immer prüfen: Welche Entwicklungen und Trends gibt es in der Welt? Und wie wirken sie gesellschaftliche und politische Entwicklungen auch auf mein Unternehmen aus?

Ein Beispiel: Noch vor einigen Jahren waren Bio-Produkte im Supermarkt noch echte Ladenhüter. Jetzt haben Märkte einen echten Nachteil, wenn sie keine anbieten.

Du liebst Deine Netzwerke, aber sie bringen Dich nicht weiter

Hast du dich schon mal gefragt, warum du dich mit den Menschen deines Netzwerks so gut verstehst? Das könnte daran liegen, dass ihr euch relativ ähnlich seid: Ihr seid vom gleichen Fach, in ähnlichen Branchen unterwegs und zufällig auch noch alle Chef?

In Netzwerken bleibt man unter sich. Hier kennt man sich aus, hier wird man für sein Können und Fachwissen geschätzt.

Solche Netzwerke bringen Dich in der VUCA-Welt nicht weiter: Sie bewirken dasselbe wie die althergebrachten Prozesse in den Unternehmen. Sie geben Halt, Struktur und Sicherheit.

Wirklich neue Impulse, die Dich kreativ werden lassen, findest Du hier nicht. Genauso wenig lernst du neue Perspektiven schätzen oder wie Du Dich in einer fremden Umgebung sicher bewegst – alles Dinge, die Du benötigst, um in der VUCA-Welt erfolgreich zu bleiben.

Denn hier musst Du Dich immer wieder neuen Situationen anpassen, andere Verantwortlichkeiten akzeptieren und mit fremden Firmenkulturen und Menschen zusammenzuarbeiten.

Das solltest Du beachten

• Du musst öfter Deine Komfortzone verlassen. Wegweisende Impulse, überraschende Lösungsansätze und wertvolle Sparringspartner findest Du oft in Bereichen, die Dir selbst völlig fremd sind.
• Schaue Dich in Bereichen deiner Organisation um, die Dir bisher fremd oder unbekannt waren. Gleiches gilt für Deine Freizeit. Was hast Du noch nie gemacht (und findest es vielleicht sogar merkwürdig?). Probiere Dinge aus. Das bringt Dir nicht nur überraschende Einblicke, sondern hilft Dir, deine eigenen Ansichten und Vorstellungen immer wieder zu hinterfragen und neu zu justieren.

10 Tipps, um Netzwerke aufzubrechen und Perspektivwechsel zu üben

• Mache einen Jobtausch in der eigenen Organisation für einige Stunden oder Tage. So bekommst Du Einblicke in die Abläufe und Herausforderungen eines ganz anderen Bereichs.
• Besuche verschiedenste Veranstaltungen, zu denen Du bisher keine Berührungspunkte hattest. Veranstaltungen fremder Kulturen, Sommerblut Festival in Köln, usw.
• Nimm an Barcamps zu den unterschiedlichsten Themen teil.
• Besuche internationale Online-Veranstaltungen zu Themen, die Du noch nicht kennst und beteilige Dich aktiv an Diskussionen.
• Gehe an Orte, wo Du noch nie warst (…und vielleicht auch nie hin wolltest).
• Höre Musik, die Du bisher nie beachtet hat.
• Lerne etwas Neues (online gibt es Angebot zu fast allen Themen, z.T. sogar kostenfrei).
• Engagiere Dich ehrenamtlich in einem für Dich fremden Bereich.
• Führe Gespräche mit fremden Menschen.
• Führe einen gedanklichen Perspektivwechsel durch: Versuche allem Neuem und Fremdem mit offener Neugier zu begegnen.

Egal, was Du machst:

Je mehr Du Dich überwinden musst, je fremder es für Dich ist, je mehr wirst Du davon haben.

Fazit: VUCA – Deine Chance Deinen Weg zu gehen!

Es gibt nicht die eine Methode, mit der sich die Herausforderungen der VUCA-Welt meistern lassen, aber mit Offenheit, Kreativität und der Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen, hast Du gute Chancen, auch in der VUCA-Welt erfolgreich zu sein.

Du musst nur den Mut haben, mit Deinem Team die Straße zu verlassen und lernen, auch ohne Beschilderung und Leitplanken den Weg zu finden:

Wenn Ihr keinen seht, müsst Ihr ihn eben selbst anlegen. Der darf auch durchaus anders aussehen, als alle bisher bekannten Wege. Er darf auch zu einem Ziel führen, das keiner von Euch bisher vor Augen hatte.

Die VUCA-Welt ist Welt der Entdecker und Pioniere.

Mutig.Anders.Machen.